RYDBERG PHOTONICS GMBH
Max-Planck-Straße 3 · 12489 Berlin · Germany | +49 171 1738286 | info@rydbergphotonics.com
Sitz der Gesellschaft: Berlin · Amtsgericht Charlottenburg HRB 265282 · Geschäftsführer: David Anderson, Günther Tränkle · USt-IdNr. DE423409169
Privacy Notice for Business Partners
Datenschutzhinweise für Geschäftspartner
Rydberg Photonics GmbH — Version 1.0, September 1, 2026
ENGLISH
1. Controller
Rydberg Photonics GmbH
Max-Planck-Straße 3, 12489 Berlin, Germany
Phone: +49 171 1738286 · Email: info@rydbergphotonics.com
Managing Directors: David Anderson, Günther Tränkle
2. Scope
This notice explains how we process the personal data of our customers, suppliers, prospective customers and other business partners, and of the people who work for them. It applies to enquiries, quotations, orders, deliveries, invoicing, support and the ongoing business relationship.
It does not cover the use of our website, which is addressed in our separate website privacy policy.
3. Categories of personal data
We process:
— Contact and identification data: name, job title, function, department, business address, business telephone and mobile number, business email address.
— Contract and transaction data: enquiries, quotations, orders, order confirmations, delivery and shipping details, correspondence, invoices, payment data and bank details, dunning records.
— Data relating to the goods supplied: serial numbers, configuration, support and service records, defect notices and correspondence relating to them.
— Compliance data: information required for export control and sanctions screening, including end-use and end-user statements, and the results of screening against sanctions lists.
We do not intentionally process special categories of personal data under Art. 9 GDPR in this context.
4. Where the data comes from
Usually from you directly, or from the organisation you work for. We may also obtain data from publicly accessible sources (company registers, business websites, professional networks), from credit reference agencies where we assess creditworthiness, and from official sanctions lists published by the EU, the United Nations and other authorities.
5. Purposes and legal bases
Purpose
Legal basis
Concluding and performing a contract where you are personally the contracting party (e.g. a sole trader)
Art. 6(1)(b) GDPR
Conducting the business relationship with the organisation you work for — handling enquiries, quotations, orders, deliveries, support and correspondence — where you act as its contact person
Art. 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest, and that of your employer, in the efficient performance of the contractual relationship
Export control and sanctions screening
Art. 6(1)(c) GDPR: compliance with Regulation (EU) 2021/821, the Außenwirtschaftsgesetz and Außenwirtschaftsverordnung, and applicable EU sanctions regulations
Accounting, tax and commercial record-keeping
Art. 6(1)(c) GDPR: § 257 HGB, §§ 140 ff., 147 AO, § 14b UStG
Product safety, traceability and, where necessary, field action
Art. 6(1)(c) and (f) GDPR
Assessing creditworthiness and securing payment
Art. 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in avoiding payment default
Establishing, exercising or defending legal claims
Art. 6(1)(f) GDPR
Sending information about our products to existing business contacts
Art. 6(1)(f) GDPR, or Art. 6(1)(a) GDPR where you have consented. You may object or withdraw consent at any time
IT security, backup and administration of our systems
Art. 6(1)(f) GDPR
6. Recipients
We disclose personal data only where necessary, to:
— carriers, freight forwarders and postal service providers, for delivery;
— customs authorities and, where the goods are exported, the authorities of the destination country;
— the Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) and other authorities, where required by export control law;
— banks and payment service providers;
— our tax advisers, auditors and lawyers;
— IT and cloud service providers, who act as processors under Art. 28 GDPR on the basis of a data processing agreement; and
— courts, authorities and debt collection service providers, where necessary to establish or defend legal claims.
We do not sell personal data and we do not disclose it for third-party advertising.
7. Transfers outside the EU/EEA
Where you or your organisation are established outside the EU/EEA, or where a delivery goes to a third country, personal data is transferred there to the extent necessary to perform the contract. Such transfers take place on the basis of an adequacy decision of the European Commission under Art. 45 GDPR, or on the basis of the European Commission's standard contractual clauses under Art. 46(2)(c) GDPR, or under Art. 49(1)(b) GDPR where the transfer is necessary to perform the contract with you. A copy of the applicable safeguards can be obtained from the contact address above.
8. Retention
We retain personal data for as long as necessary for the purposes above, and thereafter for the statutory retention periods:
— Ten years for accounting records, invoices, and books, under § 257(1) nos. 1 and 4 and (4) HGB and § 147(1) and (3) AO.
— Eight years for commercial and business letters, including quotations and order correspondence, under § 257(1) nos. 2 and 3 and (4) HGB and § 147(1) and (3) AO.
— Export control records for the period required under the applicable export control law.
Where a claim is pending or reasonably anticipated, we retain the relevant data until the matter is concluded and any limitation period has expired.
9. Your rights
You have the right to:
— access your personal data (Art. 15 GDPR);
— rectification of inaccurate or incomplete data (Art. 16 GDPR);
— erasure (Art. 17 GDPR), subject to our statutory retention obligations;
— restriction of processing (Art. 18 GDPR);
— data portability (Art. 20 GDPR);
— withdraw consent at any time, with effect for the future, where processing is based on consent (Art. 7(3) GDPR); and
— lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR). The authority responsible for us is the Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin. You may also complain to the authority where you live or work.
To exercise these rights, contact us at info@rydbergphotonics.com.
10. Right to object
Where we process your personal data on the basis of our legitimate interests under Art. 6(1)(f) GDPR, you have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to that processing. If you object, we will no longer process your data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests, rights and freedoms, or the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.
Where we process your personal data for direct marketing, you have the right to object at any time, without needing to give reasons. If you object, we will stop processing your data for that purpose.
An objection can be sent informally to info@rydbergphotonics.com.
11. Is provision of data required?
Providing your business contact data is not required by statute or contract, but without it we cannot enter into or perform a business relationship with you or your organisation. Providing the information we need for export control screening is a legal requirement; without it we cannot supply goods to you.
12. Automated decision-making
We do not use automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 GDPR. Sanctions list screening produces matches that are reviewed by a person before any decision is taken.
DEUTSCH
1. Verantwortlicher
Rydberg Photonics GmbH
Max-Planck-Straße 3, 12489 Berlin
Telefon: +49 171 1738286 · E-Mail: info@rydbergphotonics.com
Geschäftsführer: David Anderson, Günther Tränkle
2. Anwendungsbereich
Diese Hinweise erläutern, wie wir personenbezogene Daten unserer Kunden, Lieferanten, Interessenten und sonstigen Geschäftspartner sowie der für sie tätigen Personen verarbeiten. Sie gelten für Anfragen, Angebote, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungsstellung, Support und die laufende Geschäftsbeziehung.
Sie gelten nicht für die Nutzung unserer Website; hierfür gilt unsere gesonderte Datenschutzerklärung für die Website.
3. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten:
— Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, Funktion, Position, Abteilung, Geschäftsanschrift, geschäftliche Telefon- und Mobilnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse.
— Vertrags- und Transaktionsdaten: Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Liefer- und Versanddaten, Korrespondenz, Rechnungen, Zahlungs- und Bankdaten, Mahnvorgänge.
— Daten zu gelieferten Waren: Seriennummern, Konfiguration, Support- und Servicevorgänge, Mängelanzeigen und zugehörige Korrespondenz.
— Compliance-Daten: Angaben für die Exportkontroll- und Sanktionslistenprüfung, einschließlich Endverbleibs- und Endverwendererklärungen sowie Prüfergebnisse.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeiten wir in diesem Zusammenhang nicht gezielt.
4. Herkunft der Daten
In der Regel von Ihnen selbst oder von dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Daneben können wir Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handelsregister, Unternehmenswebsites, berufliche Netzwerke), von Auskunfteien im Rahmen der Bonitätsprüfung sowie aus amtlichen Sanktionslisten der EU, der Vereinten Nationen und anderer Stellen erhalten.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zweck
Rechtsgrundlage
Abschluss und Durchführung eines Vertrages, wenn Sie selbst Vertragspartei sind (z. B. als Einzelunternehmer)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Durchführung der Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen, für das Sie tätig sind — Anfragen, Angebote, Bestellungen, Lieferungen, Support und Korrespondenz —, soweit Sie als Ansprechpartner auftreten
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse und das Ihres Arbeitgebers an der effizienten Abwicklung der Vertragsbeziehung
Exportkontroll- und Sanktionslistenprüfung
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verordnung (EU) 2021/821, AWG, AWV sowie einschlägige EU-Sanktionsverordnungen
Buchführung, Steuern und handelsrechtliche Aufbewahrung
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: § 257 HGB, §§ 140 ff., 147 AO, § 14b UStG
Produktsicherheit, Rückverfolgbarkeit und erforderlichenfalls Feldmaßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO
Bonitätsprüfung und Zahlungssicherung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an der Vermeidung von Zahlungsausfällen
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Information bestehender Geschäftskontakte über unsere Produkte
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung. Widerspruch bzw. Widerruf jederzeit möglich
IT-Sicherheit, Datensicherung und Systemadministration
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
6. Empfänger
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit erforderlich, an:
— Transportunternehmen, Speditionen und Postdienstleister zur Lieferung;
— Zollbehörden sowie, bei Ausfuhr, die Behörden des Bestimmungslandes;
— das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) und andere Behörden, soweit exportkontrollrechtlich erforderlich;
— Banken und Zahlungsdienstleister;
— unsere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte;
— IT- und Cloud-Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages tätig werden; sowie
— Gerichte, Behörden und Inkassodienstleister, soweit zur Rechtsverfolgung erforderlich.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken Dritter weiter.
7. Übermittlung in Drittländer
Sind Sie oder Ihr Unternehmen außerhalb der EU/des EWR ansässig oder erfolgt eine Lieferung in ein Drittland, werden personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang dorthin übermittelt. Grundlage ist ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Übermittlung zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie über die oben genannte Kontaktadresse.
8. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und danach für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:
— Zehn Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen und Handelsbücher nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 und 3 AO.
— Acht Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, einschließlich Angeboten und Auftragskorrespondenz, nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 und 3 AO.
— Exportkontrollunterlagen für die exportkontrollrechtlich vorgeschriebene Dauer.
Bei anhängigen oder zu erwartenden Rechtsstreitigkeiten speichern wir die betreffenden Daten bis zum Abschluss der Angelegenheit und Ablauf etwaiger Verjährungsfristen.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
— Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
— Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
— Löschung (Art. 17 DSGVO), vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten;
— Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
— Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
— Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); sowie
— Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsortes wenden.
Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an info@rydbergphotonics.com.
10. Widerspruchsrecht
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Im Falle des Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen. Im Falle des Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr zu diesem Zweck.
Der Widerspruch kann formlos an info@rydbergphotonics.com gerichtet werden.
11. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer geschäftlichen Kontaktdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne sie können wir jedoch keine Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen begründen oder durchführen. Die Bereitstellung der für die Exportkontrollprüfung erforderlichen Angaben ist gesetzlich vorgeschrieben; ohne sie können wir keine Waren liefern.
12. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Treffer der Sanktionslistenprüfung werden vor einer Entscheidung stets durch eine Person geprüft.